DS2010: Lightning Talk „Konferenzplanung reloaded“

Auf den Datenspuren 2010 habe ich einen sog. Lightning Talk gehalten, in welchem ich mich mit Konferenzplanung und vor allem der mir zur Verfügung stehenden Software auseinandergesetzt habe. Außerdem habe ich noch über crowdsourcing Ansätze nachgedacht – und viele offene Fragen und Lücken hinterlassen. War eben ein Lightning Talk.

Nun, ich möchte diesen Eintrag nutzen, um meine Slides zu veröffentlichen und außerdem noch ein wenig mehr auf die von mir im Talk genannten Probleme und Verbesserungsvorschläge eingehen. Aufgrund mir begrenzter Zeit kann es gut sein, dass der Artikel nach und nach noch wächst, das kennzeichne ich dann entsprechend. So, jetzt rein in den Artikel, ich werde mich grob an den Folien orientieren.

Tools
Zunächst die von mir genutzten Tools:
Pentabarf, OS Konferenzplanungssoftware
Request Tracker, OS Request Tracker
– Microblogging, Wiki & eine Mailingliste (@datenspuren, Datenspuren Wiki, datenspuren ett rshc punkt de)

Pentabarf
Am wichtigsten finde ich der/die/DAS Pentabarf – findet doch hier die Hauptarbeit statt. Alles andere kann man einfach ersetzen, hier steckt doch aber einiges an Hirnschmalz drin, was man nicht so einfach durch andere Software ersetzen kann. Doch gerade hier gibt es gravierende Mängel.
Der erste wäre, das, obwohl ein fein granuliertes Rechtesystem darunter liegt, der Admin der Konferenz (im folgenden „Planer“) das Programm nicht veröffentlichen kann – er/sie ist dazu auf den Mega-Admin angewiesen. Dieser war – nicht nur in unserem Fall – leider erst viel zu spät und dann auch nur gerade so und im Streß zu erreichen. Astro war zum Glück zur Stelle und hat viel Zeit in den Export, Style und nachher auch das Feedbacksystem investiert, um zum laufen zu bringen was by default eigtl. laufen sollte. Hier ist – egal was sonst für Verbesserungen genannt werden, garantiert Abhilfe notwendig. Und zwar ASAP. Die nächste Konferenz steht an.
Eigentlich sollte der Mega-Admin nur in wichtigen Fällen, Code-Failure etc, angesprochen werden müssen, und nicht für einen dämlichen Export.

Fazit Pentabarf:

  • Export und Maintenance entkoppeln
  • Export des Fahrplans für den Planer ermöglichen
  • Maintenance TEAM aufbauen

Ansonsten ist die Software alles in allem ziemliche Oberklasse. Doch mehr dazu, und dem ganzen Rest, später.

Update 22.10.2010 22:41
Pentabarf Vorteile:

  • durchdachtes Konzept
  • alle nötigen Planungsschritte/Fehler werden in der sw gesammelt
  • riesiger Pool an Vorträgen, Referenten etc pp

Pentabarf Verbesserungsvorschläge
Doch so toll die Software sein mag, es gibt – aus meiner Sicht – Verbesserungsbedarf. Zum einen in der Benutzerführung, zum anderen mangelt es an Schnittstellen.
Benutzerführung durch Assistenten:
Leute die erstmalig mit dem Pentabarf zu tun haben, weil Sie einen Vortrag einreichen, sind von der Fülle der Informationen die abgefragt werden, erschlagen. Gut wäre hier eine Wizard-Funktion die nach und nach die wichtigsten Parameter abfragt. Zunächst wären das die Kontaktdetails, Name, wann Zeit. Danach kommt dann „wollen Sie einen Vortrag einreichen?“. Bei Bestätigung mit Ja, sollte sich ein Vortragsassistent öffnen, der Schritt für Schritt die BIS ZU DIESEM ZEITPUNKTE BENÖTIGTEN, wichtigsten Dinge abfragt: Beschreibung, Titel, Type (Lecture, Podium, Workshop etc pp). Nachdem diese Daten gespeichert sind, kann der Referent zunächst erstmal aufhören.
Der Assistent muss sich nun merken, welche Daten fehlen und diese dann, je nach Planungsstadium der Konferenz, vom Referenten einfordern – ohne dass der Konferenzleiter/team Emails schreiben muss. Dazu später mehr bei „Schnittstellen“.
Assistent Konferenzplanung
Der Assistent sollte intelligent die einzelnen Phasen der Konferenz überwachen. Hier sind schon die Reports (Conflicts etc) sehr hilfreich. Allerdings teilweise unübersichtlich. Hier sollte z.B. gecheckt werden, dass, wenn die Konferenz einen Planungsschritt weiter ist, alle Referenten z.B. den Vortragsslot bestätigen und Folien einreichen (oder dies ablehnen). Bei nicht Einhaltung sollte dann, bevor man in den nächsten Schritt wechselt, eine Warnung erscheinen.
Im aktuellen Pentabarf wird man sobald eine Einreichung ist, mit Fehlern bombardiert, welche zwar nach Wichtigkeit (Critical etc) gelabeld sind, aber nichts mit dem Konferenzstatus als solches zu tun haben. Hier ist lediglich beim Overview die Einteilung „Accepted, Withdrawn“ etc nützlich – und vor allem übersichtlich.
Doch die Assistenten nutzen nichts ohne Schnittstellen.

Schnittstellen:
Dem pentabarf mangelt es an Schnittstellen. Sind doch alle Kontaktdetails hinterlegt, muss man E-Mail Adressen, Telefonnummern etc händisch exportieren per Copy und Paste. Total Web 0.1.
Ich fordere eine Schnittstelle, um z.B. Telefonnummern, Emailadresse etc auszuspucken. Wenn nicht direkt ausspucken, so doch zugänglich machen und vor allem: nutzen.
Ich möchte, wenn ich einen Vortrag akzeptiert habe, dem Referenten sagen: „Danke für deine Einreichung! Wir werden alle Vorträge reviewen und geben dir bis zum 23.05.2342 Bescheid, ob angenommen oder nicht.“ Dies an alle Referenten. Gleicher Text. Bis jetzt: Email Adresse kopieren, Ticket im RT (der ist Schrott) anlegen, Text reinkopieren, anpassen (Namen und so) , absenden. Warum? Warum kann der Barf nicht „Standardtexte“ verschicken welche man vorher festlegt? Verschiedene Variablen hinzu, fertig. Diese können dann das Einfordern von Slides, Bestätigung des Slots etc pp beinhalten. Je nach Konferenzplanungstadium. Man spart sich viel Arbeit, man vergisst keine Referenten, das Pentabarf keeps Track of the Progress. Exactly what it was made for.
Eine weitere Funktion wären z.B. das automatische erstellen von Rechnungen. Ein Referent gibt seine Bahnverbindung und Ankunft etc an – Preis kann er mit angeben. Dann klickt er auf „PDF Export“. Er lädt sich eine Datei runter, mit fertigem Rechnungskopf etc. Dazu scannt er die Fahrkarten ein, schnürt eine Email, ab gehts. Oder er lädt die ins Barf hoch, dann hat man das direkt in ner db. Wenn man möchte, da kommen dann aber viele Daten wieder hinzu.
Außerdem könnte man eine grobe Kostenkalkulation mitlaufen lassen, die z.B. eingegebene Beträge für Fahrkarten, Übernachtungen mit einem Budget vergleicht. Somit behält der Planer einen live-Überblick über die auflaufenden Kosten.
Ob man Emails verschicken vom Pentabarf machen lässt oder eine externe Software dranhängt – wurscht. Hauptsache man nutzt die Daten die im Barf vorliegen, weiter. Ansonsten braucht man auch nichts abfragen, bzw. kann die Einreichungen auch gleich noch händisch copy&pasten.
Eine Schnittstelle, um die Referenten per Jabber zu erreichen, wäre auch nicht schlecht. Ohne extra das Barf zu öffnen, nachzugucken, etc pp.
Das ganze könnte man auch abstrahieren, das man z.B. einem Bot eine Nachricht schickt, welche dann an alle Contacts der Konferenz rausgehen. Dazu kann man die „Teams“ Funktion nutzen, Teams zu Sitzungen einladen, etc pp. Dies alles kann dann z.B. der Teamleiter tun, indem er dem Bot schreibt: „$teamname Treffen 18 Uhr Abstimmung wann $linkurl“. Teammitglieder können nun sagen, ob sie solche Nachrichten per Jabber, Email, oder Rauchzeichen empfangen wollen.
Kurz: Nutzt die hinterlegten contactdetails, roles, conferencestates etc um gezielt und koordiniert Informationen zu verschicken.

Request Tracker
Gut, hier bleibt nicht viel zu sagen. Oberfläche absolut bescheuert, nur gut um empfangene Nachrichten zu bearbeiten, Schrott um neue Tickets anzulegen. Besonders schlimm: Spam. Um Spam zu entfernen braucht man mind. 5 Klicks. Ganz schrecklich unbrauchbar. Verschlüsselung etc? Keine Ahnung ob Referenten Schlüssel angeben können. AFAIK nicht Security also nicht gegeben. Grad wenns um Bezahlen etc geht. Oh man, it’s holy crappy shit. Don’t-like-it-Button was invented for this.

Crowdsourcing
Mein letzter angesprochener Punkt betraf das Crowdsourcing von Veranstaltungen bzw. besser dessen Planung. Eingebunden werden müssen Microblogging Dienste, Kolloboratives arbeiten muss funktionieren, Textänderungen müssen nachvollziehbar sein und das wichtigste: So viel wie geht ohne Anmeldung. Und: Alles muss ineinander übergreifen. Ich möchte nicht Hinweise überall händisch einpflegen müssen, die Eierlegendewollmilchsau wäre hier ganz gut. Und da ist dann euer Feedback gefragt: Was würdet ihr euch wünschen um bei Konferenzen mitzuplanen? Was wollt ihr mitbestimmen?

Nun, es kann sein dass ich nach und nach Dinge hinzufüge und update. Gerade rund ums Pentabarf erhoffe ich mir reichlich Diskussion, Input und Export von Ideen. Mein Talken soll ja nicht umsonst gewesen sein :)

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3 Kommentare

Eingeordnet unter diverses, news

3 Antworten zu “DS2010: Lightning Talk „Konferenzplanung reloaded“

  1. Ich habe gerade erst meine Hilfe für den 27C3 angeboten, und von daher erfahren, daß der Autor/Mega-Admin dort wieder selbst Support geben wird.

  2. naja, aber trotzdem ist das doch kein zustand… Wenn sich der Autor „bequemt“ für diese Konferenz steht er zur Verfügung, für die nächste nicht…

  3. Pingback: Tweets that mention DS2010: Lightning Talk „Konferenzplanung reloaded“ « kopfueber -- Topsy.com

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